Le syndrôme du battement d'aile du papillon
Depuis plus de deux mois maintenant, je découvre le métier d'assistante de direction pour un grand manitou local mais aussi grand manitou d'autres grands manitous locaux...
C'est vraiment un truc de dingue comme je ne l'imaginais pas et c'est là également que le syndrôme du battement d'aile du papillon prend son vrai sens !
Tout d'abord, en tant que grand manitou local, il a un agenda bien rempli puisque le service qu'il dirige est un peu la pierre angulaire de la boîte. Tous les autres services sont en prise direct avec nous à un moment quelconque de leurs projets.
Et puis, en tant que grand manitou des grands manitous locaux, il a un deuxième agenda à peine moins rempli mais plus... international (d'où trajets en avions, etc) !
En fait, pour bien faire, il faudrait deux hommes et deux agendas sauf que ma mission consiste à tout faire rentrer en un seul agenda pour un seul homme qui, qui plus est, ne veut pas complètement sacrfier sa famille (on peut être grand manitou et pas bouffé par l'ambition !)...
Et, là, si c'et dur pour lui de jongler, je vous confirme également que je peux être amenée à m'arracher les cheveux...
Par exemple, grand manitou doit impérativement rencontrer quelqu'un à 500 kilomètres de là avant telle date...
Pas de date commune donc j'organise en visioconférence puisque l'autre réunion qui fait butoir ne peut pas être déplacée.
Avec l'assistante en face, on fait les agendas des quinze prochains jours dans tous les sens : pas un créneau commun !
Je finis par déplacer une réunion de l'agenda de mon manitou (mais locale cette fois) pour libérer une heure.
Sauf que, du coup, j'ai un créneau mais je n'ai pas de salle de mon côté donc j'appelle un collaborateur qui avait réservé une salle à cette heure-là pour une réunion à lui (ça, c'est l'avantage d'être l'assistante d'un chef, les gens sont plus ou moins obligés de céder à vos exigences... enfin, en matière d'agenda et de salles de réunions, hein !) et je lui demande de virer sa réunion...
Du coup, me voilà obligée de recaler ma réunion locale... Sauf que, comme le compte-rendu de ladite réunion doit être utilisé pour un comité de direction avec Plus-Grand-Manitou-que-mon-Manitou, je suis obligée de trouver un autre créneau très vite.
Assez fière de moi, je montre la nouvelle organisation à grand manitou qui me dit :
- Ah oui mais non... En fait, il faut impérativement que je la vois pour de vrai et pas en visio la première fois car je dois la convaincre...
- Mais il n'y a pas de créneau pour que vous puissiez aller à 500 kilomètres avant la deuxième réunion !!!
- Ben oui mais il faut trouver !!! Pas le choix...
Et, donc, me voilà repartie avec l'autre assistante à chercher un créneau d'une heure "en vrai"...
L'autre assistante finit par décaler une réunion à 200 kilomètres (mais à l'opposé géographiquement sinon ce ne serait pas drôle !) un jour où Manitou est en réunion à 500 kilomètres pour que la personne puisse revenir plus tôt et, moi, je décale son taxi et son vol retour pour qu'ils puissent se rencontrer... Ouf !
Et coup de bol suprême, je trouve même une salle disponible à 500 kilomètres... Trop de la balle !
Le week-end passe...
Lundi midi, l'assistante de Plus-Grand-Manitou-que-mon-Manitou m'appelle en m'annonçant que la réunion à 500 kilomètres qui me permettait d'avoir Manitou sur place pour son point est ajournée...
Moment de solitude extrême...
Manitou me prévient qu'il est inenvisageable qu'il fasse deux fois 500 kilomètres pour 1 heure de réunion (oh, sans blague ?)...
Je m'empresse de tenter de caler des points, des rendez-vous, retarder les vols, etc pour optimiser. J'appelle quatre autres assistantes sur le plan national pour tenter d'organiser une réunion de travail qui doit avoir lieu mensuellement mais pour laquelle je n'arrivais pas à trouver de créneau.
Coup de bol ! Tout le monde se cale, fait un effort. Ca passe !
Je recale mes vols, mes taxis, les réservations de salle à 500 kilomètres...
J'avais à peine raccroché que Manitou m'appelle et m'explique que, non, vraiment, le jeudi il doit impérativement être libre à partir de 19h pour aller chercher son petit dernier car son épouse ne peut pas mais qu'il avait oublié de me le préciser et qu'en plus il préfère que la réunion mensuelle soit couplée à une autre réunion qui n'est pas encore organisée mais qui dépend d'une autre réunion dans une quinzaine et que, du coup, il a téléphoné directement à la personne et qu'ils ont décidé qu'ils se rencontreraient à une troisième date et que je dois annuler son déplacement à 250 kilomètres de là pour dégager son agenda pour qu'il puisse aller à 500 kilomètres de là (bien évidemment à l'opposé géographiquement) ce jour-là et que je dois en profiter pour lui caler une réunion avec six Manitous européens...
Je cale la réunion, je réserve la salle.
J'appelle l'Allemagne, la Suisse, l'Espagne, la GB et Paris (oui, en l'occurrence, Paris devient de l'international, et, en plus, j'en ai deux mais chacun dans un siège à l'opposé l'un de l'autre !). Là, je négocie avec les assistantes car nous sommes "Manitou face à Manitou" donc il est plus délicat d'imposer...
Je réserve avion et taxi.
J'annule les autres avions et taxis.
Je rappelle les assistantes des rendez-vous secondaires de la première journée pour leur annoncer que c'est ajourné sine die mais que je les remercie de leur dévouement... Certaines, au passage, avaient déjà réservé les billets pour leur propre poulain qu'elles n'ont plus qu'à annuler...
Et je déplace la journée de rendez-vous à 250 kilomètres sur ma seule journée encore vierge de l'agenda de Manitou... sauf que cela tombe sur les vacances scolaires à 250 kilomètres de là et que donc quatre des sept collaborateurs seront absents et la semaine d'après ce sont les trois autres et la semaine encore d'après, c'est mon Manitou...
Ah, c'est ballot, les entretiens annuels des sept collaborateurs doivent être finalisés avant la fin de cette semaine-là !
Alors, sans me déranger, si je pouvais décaler telle journée de son agenda pour recaler à la place la journée à 250 kilomètres de là et recaler les autres quand je peux mais pas trop tard car, quand même, il y aurait un peu d'urgence aussi à ces autres réunions...
A l'instant T, je ne suis pas encore tout à fait sûre que ma réunion européenne ne soit pas décalée à un autre jour car certains regimbent...
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